AGILE PROJECT MANAGEMENT

AGILE PROJECT MANAGEMENT. BREVE GUIDA PER CONOSCERE IL NUOVO MODO DI GESTIRE PROGETTI.

Per chi si occupa di gestione dei progetti o più in generale frequenta settori gestionali e\o di business, avrà sentito almeno una volta parlare di Agile Project Management o di gestione “Agile”.

In questo contributo indagheremo su questa metodologia, in cosa si differenzia rispetto ad un modello classico di gestione progettuale e concluderemo con una analisi dettagliata dei paradigmi dell’agile e su come introdurla all’interno della tua azienda o dei tuoi processi.

Nel dettaglio affronteremo:

• Il manifesto e una definizione generale
• Modelli a confronto
• La gestione agile
• Consigli (per introdurla in azienda)

7 minuti di lettura
Luglio 2022

La gestione della complessità, l’organizzazione del lavoro, il raggiungimento dei risultati, sono da sempre temi imprescindibili ma particolarmente ostici, nella gestione d’impresa; per questo, ormai da tempo, tali responsabilità vengono affidate a professionisti competenti e certificati in grado di gestirli e guidarli: i Project Manager.

Queste figure professionali, attraverso appositi framework e metodologie di lavoro, hanno saputo guidare e gestire progetti delle più disparate dimensioni, affiancando imprenditori e manager nella loro realizzazione, sin dagli albori della civiltà.

È infatti interessante osservare come il Project Manager abbia in realtà affiancato sin da sempre (sotto mentite spoglie), la realizzazione di alcuni dei monumenti che caratterizzano la nostra storia: le Piramidi egizie, la Muraglia cinese, il Colosseo sono solamente alcune tra le più note.

IL MANIFESTO E UNA DEFINIZIONE GENERALE

Da qualche anno il metodo tradizionale ha lasciato però spazio (in alcuni ambiti) a nuove forme di gestione progettuale per via dei cambiamenti in atto e dell’evoluzione e ampliamento della materia che vengono raccolte sotto la definizione di “Agile Project Management”.

“Con metodologia agile (o sviluppo agile del software, in inglese agile software development, abbreviato in ASD), nell’ingegneria del software, si indica un insieme di metodi di sviluppo del software emersi a partire dai primi anni 2000 e fondati su un insieme di principi comuni, direttamente o indirettamente derivati dai principi del “Manifesto per lo sviluppo agile del software” (Manifesto for Agile Software Development, impropriamente chiamato anche “Manifesto Agile”) pubblicato nel 2001 da Kent Beck, Robert C. Martin, Martin Fowler e altri. L’uso del termine agile per riferirsi a metodi di sviluppo software fu introdotto dal Manifesto Agile pubblicato nel 2001.”

[Wikipedia]

Un sistema dunque che nasce al fine di semplificare la gestione del progetto e adattarla ai cambiamenti protagonisti di quegli anni; infatti quando negli anni ’90, i team software iniziarono a gestire i primi progetti, trovarono non poche difficoltà nel confrontarsi con il metodo progettuale classico che prevedeva strutture rigide, sequenziali e gerarchiche.

La mancanza di flessibilità e di adattamento ai mutamenti e agli errori tipici delle fasi di sviluppo di un software, portarono i progettisti a incontrare difficoltà realizzative da cui scaturì il bisogno di realizzare un metodo per l’appunto più “Agile” che facesse fronte alle proprie esigenze gestionali.

Nel 2001 per questo, un gruppo di sviluppatori dette origine ad un Manifesto in grado di stabilire un metodo ad hoc e di collocarlo in un preciso ambito del PM.

Basandoci su quanto redatto al suo interno potremmo definire l’Agile Project Management come un approccio di tipo iterativo basato su continui feedback tra progettisti clienti e prodotto stesso, la cui rapida adattabilità ai cambiamenti durante l’intero ciclo progettuale, la flessibilità e continua revisione, la fanno da padrone. 

I valori di riferimento, facendo fede al manifesto, sono:

• GLI INDIVIDUI E LE INTERAZIONI più che i processi e gli strumenti
• IL SOFTWARE FUNZIONANTE più che la documentazione esaustiva
• LA COLLABORAZIONE COL CLIENTE più che la negoziazione dei contratti
• RISPONDERE AL CAMBIAMENTO più che seguire un piano

Fonte: https://agilemanifesto.org/ 

MODELLI A CONFRONTO

Abbiano sin ora stabilito che questa metodologia sia distintiva – se pur derivante –  rispetto al modello classico di project management ma in definitiva, in che cosa consistono tali differenze?

Quando parliamo di metodologia classica ci basiamo sul modello a cascata principalmente in uso nel periodo pre anni 2000: questo framework si basa su un sistema di lavoro lineare in cui ogni fase del progetto segue, per l’appunto a cascata, quella precedente solamente nel momento in cui la stessa si è conclusa, secondo un ordine sequenziale e gerarchico.

Ad ogni fatto però, la giusta contestualizzazione.

Questo sistema fu erede dei mutamenti socio-economici che avvennero tra la fine del XIX e gli inizi del XX secolo quando si fece largo un sistema di organizzazione del lavoro noto come Taylorismo (da Frederick Taylor considerato uno dei padri del management moderno grazie alla sua opera del 1911: “L’organizzazione scientifica del lavoro”) in risposta ai mutamenti che la rivoluzione industriale aveva portato con sé.

Al fine di efficientare i processi, aumentare la produzione industriale e gestire progetti di dimensioni sempre più ampi, nacque questa struttura i cui tempi, metodi e controllo del lavoro venivano stabiliti con rigore scientifico; infatti esso tra i suoi principi prevedeva anche:

• Scomposizione dei cicli produttivi e attenta divisione del lavoro.

• Misurazione dei tempi di realizzazione per ridurre al minimo, tramite cronometro, lo spreco di tempo.
• Pianificazione anticipata delle mansioni per direzionare al meglio la produzione.

Il modello agile invece, figlio della “crisi degli anni novanta” e dell’avvento della globalizzazione mise, tra le tante, accento sulla flessibilità e una serie di atteggiamenti che andarono a costituire quello che potremmo definire come un Mindset Agile. 

I principi da cui esso trae origine sono racchiusi all’interno dei 12 elementi espressi sempre all’interno del Manifesto: 

• L’importanza del valore finale di quanto realizzato, ai fini della soddisfazione del cliente
• Il cambio di prospettiva sul cambiamento: in cui diviene da elemento di intralcio a strumento di accelerazione
• Tempi di lavoro compatti
• Lavoro integrato tra committenti e sviluppatori
• La continua Motivazione e la realizzazione di un ambiente qualificante
• Una Interazione costante tra le parti coinvolte
• Il Funzionamento del software come dato di misurazione dei progressi. 
• L’Andamento costante dei lavori
• Eccellenza e attenzione alla progettualità
• Minimalismo e massimizzazione degli sforzi
• Autorganizzazione del gruppo di lavoro
• Una Mentalità basata su revisione e efficientamento costante

Anziché essere ristretti all’interno delle tempistiche e della linearità del progetto, i pionieri dell’agile project management incentrarono la propria metodologia su cicli di sviluppo brevi (chiamati in gergo Sprint), cicli di revisione e feedback più frequenti, scambio di informazioni costante e test per tutta la durata del progetto.

Fonte: https://bigpicture.one/ 

LA GESTIONE AGILE

Pur essendo l’approccio un aspetto fondamentale, come in ogni ambito, esistono delle scomposizioni\diramazioni di questa metodologia che ne concretizzano gli aspetti concettuali.

Vi sono infatti due principali e maggioritari modi di attuare i principi dell’Agile Project Management: i framework Scrum e Kanban. 

La differenza sostanziale tra questi due framework risiede essenzialmente nel concetto di sprint:

• La metodologia SCRUM si basa sul raggiungimento di obiettivi strategici attraverso il monitoraggio costante dello stato di avanzamento del progetto (al fine di ridurre al minimo i rischi) e un sistema iterativo e incrementale; ciò lo si fa attraverso Sprint e Stand-up meeting ricorrenti che garantiscono interazioni frequenti, ritmi di lavoro costanti e una analisi approfondita per individuare errori o intoppi.
  
• La metodologia KANBAN invece grazie al suo sviluppo da sinistra verso destra e schede produttive ben delineate, basa il suo sistema su pochi e specifici task con riferimenti temporali ben precisi. Uno strumento ormai celebre grazie all’utilizzo di questo sistema è Trello che ha contribuito a diffonderne il metodo e renderlo accessibile a chiunque.

Entrambi questi sistemi sono facilmente integrabili alla gestione di qualsiasi progetto ma, in ottica più ampia, l’intera metodologia dell’Agile Project Management è estremamente preziosa quando si tratta di gestire complessità, cambiamento e evoluzione, temi oggi sempre più ricorrenti.

La fiducia nel team, la capacità di reazione agli imprevisti e la flessibilità del metodo garantiscono ai gruppi di lavoro maggior serenità nello sviluppo dei progetti rendendo gli inevitabili incidenti di percorso un momento di crescita.

Le interazioni costanti tra committenti, stakeholder e project member infine facilitano il raggiungimento degli obiettivi e degli standard prefissati, creando un prodotto finito in linea con le aspettative iniziali.

CONSIGLI

Per un manager o un project manager conoscere e padroneggiare i principi e gli strumenti agili è solo l’inizio.
Applicarli con efficacia al team di lavoro è infatti l’impresa più ardua.

Ecco quindi una lista di consigli per rendere l’azienda più agile:

1. Tieni sempre a mente che l’agile non è una formula magica, né un metodo più semplice o più “figo” di altri.
2. Esegui un’attenta mappatura dei metodi in uso in azienda o nel team di riferimento e valuta quanto e in quali aspetti questi sono lontani dai principi agile.
3. Forma e responsabilizza il Gruppo di Lavoro prima introducendo i principi teorici e soltanto dopo cambiando i metodi di lavoro
4. Promuovi una cultura della sperimentazione e feedback continuo
5. Rendi sempre chiari, specifici e condivisi gli Obiettivi e lo scopo del progetto
6. Concentrati sul rendere morbido e progressivo il passaggio dal vecchio approccio a quello nuovo. Se trovi delle resistenze, fai un passo indietro.
7. E se le cose non vanno per il verso giusto, prendi infine in considerazione l’ipotesi che i metodi agili non siano adatti al contesto organizzativo nel quale operi.

Se vuoi introdurre questi o altri processi nella tua azienda, o scoprire di più di come si gestisce l’innovazione in maniera efficiente, scrivici una mail. Saremo felici di supportare la tua azienda.

Grazie per il tempo che ci hai dedicato.

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